Le blog de la Réalité Virtuelle

Il y a quelques semaines, mon ami Nicolas publiait sur son blog un article sur la gestion de ses mails professionnels. J’ai lu son article avec grande attention car je suis moi-même à la recherche de LA méthode optimale de gestion et tri de mes mails.

En effet, travaillant dans une société de services informatiques, je reçois un très grand nombre de mails par jour… entre 20 mails pour une journée calme à 100 mails pour une journée bien remplie avec un record absolu, pour ma part, à 133 mails reçus dans une même journée… Aujourd’hui, on s’envoit des mails pour tout : pour annoncer qu’on va envoyer un document, pour envoyer un document, pour demander confirmation sur la réception du document, pour confirmer la lecture du document, pour planifier une réunion pour le review du document, pour décaler cette réunion de review, pour donner le numéro de conf-call de cette réunion, pour le compte-rendu du document… et ca pour chacun des sujets…

Je ne critique pas ce principe abusif d’utilisation des mails – j’envoie moi-même un très grand nombre de mél (scandaleuse ortographe tolérée dans le service public…) – mais ces volumes d’échanges nécessitent la mise en place de « règles » et critères de classement afin de retrouver rapidement l’information sur un sujet en cas de besoin et pour ne pas passer à coté d’éléments importants…

Je vous propose donc ici de vous décrire la méthode que j’utilise depuis 2 mois et qui me convient. Je ne dis absolument pas qu’il s’agit de la méthode parfaire mais si elle a le mérite de correspondre parfaitement à mon travail au quotidien.

La configuration de ma messagerie

Comme pour Nicolas, tous mes mails arrivent dans la boite de réception. Tous sans exception. J’avais en effet mis en place des règles pour filter les messages automatiques (comme par exemple les mails de résultats des traitements de nuit et cie) avant de revenir en arrière après être passé à coté d’informations utiles.

Utilisant Microsoft Outlook, version 2007 (imposé par mon entreprise), je laisse le logiciel ouvert toute la journée. J’ai, en revanche, désactivé l’affichage du bandeau en surbrillance lors de l’arrivée de nouveaux messages afin de ne pas me laisser perturber lorsque je suis en train de travailler sur un projet : seule une petite enveloppe apparaît dans la barre des tâches, très discrètement, m’indiquant des nouveaux mails.
Niveau configuration, j’ai également désactivé le passage des mails en lus après surbrillances pendant 3 secondes. Ainsi, mes mails restent en non-lus tant que je ne les ai pas ouvert.

Enfin, j’ai créé des catégories dans Outlook. Une catégorie par projet. Plus quelques catégories supplémentaires comme « Team » pour tous les mails de communication entre l’équipe (demande de congé, informations partagées, …), une catégorie : « Delete » pour les messages à supprimer, une catégorie : « Comm Entreprise » pour tous les mails liés à la communication générale de ma société. Sur ces différentes catégories, je suis venu assigner des raccourcis clavier : «Ctrl + F2», «Ctrl + F3» … jusqu’à «Ctrl + F12». (voir image d’illustration à gauche).

Méthode de travail

Lorsque je travaille, ma messagerie est active, mais réduite dans la barre des tâches. Je vois donc quand il y a de nouveaux messages, grâce à la petite enveloppe qui s’affiche.

Régulièrement (toutes les 30 minutes environ), je regarde ma boite de réception. Je fais alors un premier tri très rapide en lisant chacun des mails en diagonale :

• Je passe les mails uniquement informatifs en lus (Raccourci Ctr+Q sous Outlook) et leur assigne une catégorie en fonction du sujet (voir illustration à droite- cliquer pour agrandir).
• Les mails demandant une réponse ou une analyse de ma part sont flagués avec un petit drapeau (notion de tâches sous Outlook) et sont placés en lus. Ces mails seront traités dès que j’ai terminé l’action sur laquelle je suis en train de travailler.
• Quant-aux mails urgents, je les traite immédiatement.

Cette action de tri rapide de mes mails ne me prend pas plus d’une minute maximum (sauf en cas de mails urgents à traiter). Une fois ce tri fait, j’ai donc tous mes mails dans ma boite de réception, marqués en lu. Les mails traités sont rangés dans les catégories. Les mails sur lesquels j’ai une action sont marqués par un drapeau.
Je peux alors reprendre mon travail en cours, et je répèterai cette opération chaque 30 minutes environ.
La prochaine fois que je consulterai ma boite de réception, je ne traiterai que les mails non lus.

Dès que ma tâche en cours est terminée, je reprends les mails à traiter (ceux flagués avec un drapeau) et je prends action.

L’archivage des mails

Mon employeur me donnant droit à un espace limité sur le serveur exchange de mails (100Mo maximum), je ne peux pas laisser mes mails indéfiniment dans ma boite de réception. Ainsi, chaque semaine, le vendredi soir, je prends l’ensemble des mails de ma boite de réception qui ne sont pas flagués et je les déplace dans un dossier local de ma messagerie « All Mails ». Dans ce dossier se trouvent donc tous les mails traités de l’année en cours. Ces mails sont triés par catégorie (le classement est issus du tri fait dans ma boite de réception et qui est conservé lors de déplacement de mes mails). Dans ce dossier, je place également tous les mails envoyés.
Chaque année, je crée un nouveau dossier local. J’ai donc un dossier pour l’année en cours, qui grossit petit à petit et un dossier par année écoulée.

Points positifs / points négatifs

Points positifs

• Le premier point positif de cette gestion est le gain de temps : Avant, j’utilisais des dossiers pour chaque projet, pour chaque phase du projet… etc… et cela demandait vraiment du temps pour faire le tri des mails. Aujourd’hui, grâce aux catégories et aux raccourcis clavier, le tri se fait très rapidement et entièrement au clavier : Je lis le mail –> Ctrl +Q pour le marquer en lu –> Ctrl +F4 pour lui assigner une catégorie. Point.
  Mail suivant. Je n’ai pas quitté mon clavier. ==> Gain de temps, surtout quand il y a plusieurs dizaines de mails à classer.
• Le deuxième point positif : l’indexation de mes mails. J’utilise le logiciel « Orange Desktop Search » pour indexer mes mails. Or, le fait de déplacer les mails régulièrement de la boite de réception vers un dossier « A traiter » puis vers un autre dossier peut poser problème au niveau de l’indexation. Ici, le mail arrive dans la boite de réception et y reste jusqu’au vendredi soir. La catégorie n’a pas d’impact sur l’indexation. Et donc mon indexation est toujours à jour. Ce qui est très pratique lorsqu’on est au téléphone avec le client et qu’il demande une information : « Orange Desktop search » nous affiche toutes les informations sans avoir de messages « Informations plus disponibles » comme c’était souvent le cas lorsque j’utilisais des dossiers. La seule fois où je déplace mes mails, c’est le vendredi soir (depuis la boite de réception vers mon dossier « All mails ») : mon logiciel d’indexation a alors tout le week-end pour mettre à jour sa base.
• Tous mes mails se retrouvent dans un dossier « All Mails » chaque semaine. Tous mes mails = Mails recus + mails envoyés. Bien que les mails envoyés ne sont pas catégorisés (je ne m’amuse pas à reprendre chaque mail envoyé pour lui assigner la bonne catégorie), je les retrouve pourtant très rapidement grâce au tri de ma boite mails par conversation. Je vois ainsi l’ensemble des mails (reçus + envoyés) sur le même sujet. J’ai donc tous les éléments, tous les échanges ayant aboutis à une prise de décision par exemple.
• Enfin, j’ai un dossier par année passée. Ainsi, une fois l’année passée, mon dossier d’archive est fixe et ne changera plus. Du coup, je peux sauvegarder le dossier d’archive (le fichier .pst d’Outlook) en sachant qu’il n’évoluera plus dans le futur. ce qui est très pratique au niveau de la gestion des backup des mails. En effet, avant, j’avais un dossier par projet. Le problème étant que le dossier grossit au fur et à mesure du projet. Si le projet dure 10 ans, ca représente 10 d’archives de mails dans un même dossier. Ce qui n’est pas pratique, niveau sauvegarde. Ici, chaque année, je grave sur des DVD le dossier de l’année écoulée en sachant qu’il ne sera plus modifié dans le futur.

Points négatifs

Pour le moment, je n’ai pas rencontré d’autre point négatif depuis que j’utilise cette méthode.

J’ai pu faire un back-up de mes mails sur DVD. Mon indexeur Orange est très content. Et moi, j’ai beaucoup gagné en terme de temps, et d’efficacité.

Je ne peux donc que vous inviter à essayer cette méthode.
N’hésitez pas à me refaire un retour d’expérience. Je reste aussi très intéressé par d’autres méthodes de tri que vous pouvez utiliser de votre coté. Donc n’hésitez pas à commenter ce post pour échanger sur le sujet.