La gestion de mes mails professionnels sous Microsoft Outlook 2007
Il y a quelques semaines, mon ami Nicolas publiait sur son blog un article sur la gestion de ses mails professionnels. J’ai lu son article avec grande attention car je suis moi-même à la recherche de LA méthode optimale de gestion et tri de mes mails.
En effet, travaillant dans une société de services informatiques, je reçois un très grand nombre de mails par jour… entre 20 mails pour une journée calme à 100 mails pour une journée bien remplie avec un record absolu, pour ma part, à 133 mails reçus dans une même journée… Aujourd’hui, on s’envoit des mails pour tout : pour annoncer qu’on va envoyer un document, pour envoyer un document, pour demander confirmation sur la réception du document, pour confirmer la lecture du document, pour planifier une réunion pour le review du document, pour décaler cette réunion de review, pour donner le numéro de conf-call de cette réunion, pour le compte-rendu du document… et ca pour chacun des sujets…
Je ne critique pas ce principe abusif d’utilisation des mails – j’envoie moi-même un très grand nombre de mél (scandaleuse ortographe tolérée dans le service public…) – mais ces volumes d’échanges nécessitent la mise en place de « règles » et critères de classement afin de retrouver rapidement l’information sur un sujet en cas de besoin et pour ne pas passer à coté d’éléments importants…
Je vous propose donc ici de vous décrire la méthode que j’utilise depuis 2 mois et qui me convient. Je ne dis absolument pas qu’il s’agit de la méthode parfaire mais si elle a le mérite de correspondre parfaitement à mon travail au quotidien.
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